Crea una reunión exitosa por Internet

Reunirse con otras personas en un determinado lugar para estudiar, trabajar, compartir o hacer negocios es cosa del pasado.

Ahora, sin importar el lugar del mundo donde te encuentres, te puedes reunir con quién quieras a la hora que lo desees, en tan solo unos minutos, de la manera más fácil y todo gracias a Internet.

Conéctate con quien quieras a la hora que quieras.

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Conéctate con quien quieras cuando lo necesites

 

Las reuniones virtuales se adaptan a la medida de tus necesidades para hacerte la vida más fácil.

Hoy, por ejemplo, podrás aprender a crear y configurar una reunión por Internet. Es muy sencillo y en unos pocos pasos podrás reunirte con cualquier persona, así esté a kilómetros de distancia. 

Y… ¿qué son las reuniones virtuales?

Son encuentros de dos o más personas a través de Internet. Para hacerlo posible, se usan plataformas digitales especializadas que permiten a la gente comunicarse y tratar un tema en forma simultánea en una sala virtual, sin necesidad de reunirse de manera presencial. 

Ventajas de las reuniones virtuales

Flexibilidad: a una reunión virtual te puedes conectar desde cualquier lugar del mundo, si lo deseas, pues no es necesario asistir de manera presencial.

Ahorro de tiempo: por lo general una reunión virtual es mucho más corta y eficiente que una reunión presencial. Son puntuales, específicas y concretas porque al tratar temas específicos, se optimiza y ahorra mucho tiempo. 

Adiós a los desplazamientos: al ser virtuales, los participantes ahorran el tiempo destinado a los desplazamientos para llegar a los sitios de reunión.

Ahorro de dinero: al no tener que hacer desplazamientos, no gastas dinero en transporte, aunque los costos de conectividad pueden aumentar un poco.

Para tener en cuenta...

Ilustración de un teléfono inteligente acompañado de un texto con una recomendación a la hora de compartir pantalla en una reunión virtual.

Crear una reunión virtual es muy fácil, solo debes seguir los siguientes pasos:

 

¿Qué se debe tener en cuenta para una reunión virtual exitosa?

Para que una reunión virtual funcione como lo deseas, ten en cuentas los siguientes aspectos:

  • Revisa que todas las personas invitadas se encuentren en la misma zona horaria, en caso de que alguien esté en otro país, podrá ajustar su horario y llegar puntual.
  • Revisa cuál es la plataforma que mejor se ajusta a tus necesidades. 
  • Recuerda probar el micrófono y la cámara antes de la reunión. 
  • Utiliza ayudas visuales, por ejemplo, presentaciones para exponer el tema de la reunión.
  • Evita el ruido para no afectar la comunicación en la reunión. 
  •  Asigna tareas dentro de la reunión: moderador, redactor del acta de reunión, responsables de tareas, etc.
  • Evita revisar correos, atender llamadas o realizar otras tareas que distraigan tu atención durante la reunión.

Si estás invitado a una reunión virtual, a continuación te explicamos cómo ingresar y participar en ella.

Ilustraciones acompañadas de textos que explican el paso a paso para ingresar y hacer parte de una reunión virtual.

¿Qué herramientas puedo utilizar para crear una reunión virtual?

En la actualidad existen varias herramientas fáciles de usar que te permitirán crear una reunión virtual eficiente, productiva, dinámica y, lo mejor de todo: gratuita. Algunas de las más conocidas son: 

Millones de personas en el mundo ya están aprovechando las ventajas de Internet y las reuniones virtuales.

Conoce cómo la tecnología ha cambiado la vida de algunos de ellos. 

¡Hora de pasar a la acción!

Atrévete tú también a crear una reunión virtual para celebrar un evento familiar, una reunión con amigos que hace mucho no ves o para reunirte con tus compañeros de trabajo.

Recuerda que existen varias herramientas gratuitas y de fácil manejo. Ten en cuenta las recomendaciones y crea, disfruta y sácale provecho a tu reunión virtual.

Pantallas de computador y dispositivos móviles que ilustran el paso a paso para realizar una reunión virtual exitosa.

Ahora tú también sabes cómo crear, organizar y configurar una reunión virtual por Internet. Has descubierto que sin importar la distancia, el lugar, e inclusive la hora, puedes organizar las reuniones que necesites para llegar tan lejos como lo desees. 

Úsalas, verás que además de llevar tecnología a todos los rincones de Colombia, en MinTIC lo que más queremos es que todos los colombianos aprendamos y conozcamos todas las herramientas que nos ayudarán a conectarnos con nuestro crecimiento y el desarrollo del país.

Fuentes de consulta

Aquí encontrarás una serie de referencias bibliográficas de contenidos electrónicos que te permitirán profundizar sobre los temas que acabamos de ver y te ayudarán a alcanzar una mejor preparación para un mundo cada vez más digital.

¡Felicitaciones! 

Has terminado este recorrido. Sigue conectado con MinTIC y recuerda que cuentas con más contenidos que te llevarán a transformar tu vida a través de las TIC.

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